Den relative succes og fiasko af et ABT-projekt – læren fra projektet IT-støtte til vagtplanlægning og operationsafvikling på Bispebjerg Hospital

PrintPrint
Oplægsholder
Navn: 
Jari Friis Jørgensen
Stilling: 
CEO
Firma/organisation: 
Symmetric Consulting
E-mail: 
Jari@symmetric.dk
Øvrige deltagere i projektet/initiativet
Navn: 
Nis Johannsen
Stilling: 
Konsulent/Ph.d.
Firma/organisation: 
Symmetric Consulting
E-mail: 
nis@symmetric.dk
Navn: 
Martin Sølvkjær
Stilling: 
sektionsleder, Innovation og Administrative systemer
Firma/organisation: 
IMT, Region Hovedstaden
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
Pilotprojekter er sjældent komplette successer eller fiaskoer (endnu et fejlslaget IT-projekt). Dette behov medfører at meget erfaring fra tidigere projekter forsvinder i indpakningen af projektet.
2: 
Det er vigtigt at samle erfaring op fra pilotprojekter – uafhængigt af karakteren af denne – og videregive viden til gavn for nye projekter.
3: 
Erfaringer fra projektet på Bispebjerg hospital kan og bør anvendes i andre projekter der går på tværs af specialer og faggrupper samt forsøger at skabe en helhed i den kliniske hverdag.

Det ABT-fondsstøttede (nu Fonden for Velfærdsteknologi) projekt IT-støtte til Vagtplanlægning og Operationsafvikling på Bispebjerg Hospital havde indledningsvist ambition om at kunne spare 52 årsværk på indførelsen af den nye teknologi og arbejdsgange – hovedsagelig på basis af indførelse af et system til vagtplanlægning. Dette blev ikke indført i den skala, som projektet forudsatte, hvorved helheden i projektet ikke blev realiseret. Set i lyset af, at projektet kun kunne demonstrere en besparelse på 0,1 årsværk, er der ikke umiddelbart noget at sige til, at projektet enten bliver fremstillet som endnu et fejlslaget offenligt IT-projekt , eller blot forbigået i tavshed mens man haster videre til næste projekt. Dette er imidlertid beklageligt, da der eksisterer vigtige erfaringer fra projektet, som man burde inkludere når man tilrettelægger projekter, der handler om indførelse af kliniske og administrative systemer og i det hele taget teknologier, der søger at forbedre deling af informationer på tværs af organisatoriske, fysiske og systemmæssige skel.

Projektet startede i sommeren 2009 og blev formelt afslutte januar 2012. Projektet var dog periodevis sat i bero. Ideen i projektet var at dele data på tværs af lønsystemet, vagtplanlægningssystemet og patienttavlerne på operationsafdelingerne. Deling af data skulle forbedre og effektivisere arbejdsgangene ift. vagtplanlægning for både vagtplanlæggere og medarbejderne ved indbygget intelligens. Yderligere skulle data på tværs af de administrative systemer og patienttavlerne gøre det lettere at virkeliggøre de potentialer der ligger i patienttavler som kommunikationsværktøj på operationsafdelingerne. I takt med at dele af projektet ikke kunne realiseres blev økonomien tilpasset.

Projektet indfriede således ikke de på forhånd opsatte mål. Grundene hertil udgør til gengæld den empiriske kilde til de erfaringer man kan tage med fra projektet på Bispebjerg, og fordeler sig i følgende områder:

  1. Når et projekt er udtænkt som en helhed, har det store konsekvenser at trække dele af projektet ud
  2. Udviklingen i virksomhedens IT-drift skal følges nøje.
  3. Både direkte og inddirekte parter skal tages i ed.
  4. Det ikke kan forudsættes at en interessent kan repræsentere andre intressenter af samme kategori.
  5. Der er store udfordringer i at basere sig på på trådløse teknologier på et hospital.
  6. Når man i et projekt introducerer teknologier der har åbenlyse muligheder for at overvåge medarbejderne, bør man tidligt i processen afstemme den konkrete udforming af konfigurationen.
  7. Når deling af viden og data baserer sig på at flere IT-systemer bliver integreret, bør man man tidligt i processen undersøge hvilke integrationer der skal til, og hvad det kræver at udvikle disse.
  8. De organisationsforandringer der udgør en uomgængelig del af hverdagen på danske hospitaler bør inddrages når man tilrettelægger et et pilotprojekt.
  9. Når man introducerer endnu et IT-system på et hospital, bør man afklare præcist hvad det nye system gør ift. de øvrige for at undgå dobbeltarbejde.
  10. Teknologier som patienttavler påvirker de fysiske omgivelser på flere niveauer. Det er derfor vigtigt at man forstår den fysiske infrastruktur på hospitalet.

Motivation:

Oplægget uddrager de erfaringer som flere års arbejde med projektet har ført med sig. Det er herved ønsket at bidrage til at nye projekter, der handler om indførelse af kliniske og/eller administrative systemer undgår at løbe ind i de problemer, projektet på Bispbjerg Hospital gjorde, samtidig med, at der bygges videre på de gode tanker, der også var i projektet.

Indlægget:

Konkret vil indlægget uddybe erfaringerne fra Bispebjerg Hospital og generelt diskutere hvordan man bør bruge erfaringer fra pilotprojekter i hospitalerne.